Gmail : Mes “Best Practices”
Note : Cet article nous a été envoyé par Bastien Moinet, développeur Web chez Logic-immo.com, afin d’expliquer à ses collègues pourquoi passer de Lotus Notes à Gmail et comment faire.
Par ses multiples fonctionnalités, tout en conservant une grande simplicité, Gmail me permet de gérer les dizaines de mails que je reçois quotidiennement.
Que cela concerne mes mails personnels comme ceux liés à mon activité professionnelle, cet outil a remplacé les différents clients lourds de messagerie et les webmails vieillisants que j’utilisais alors (Lotus Notes, Microsoft Outlook, IMP, Zimbra, Yahoo Mail….).
Labels et filtres
Pour classer automatiquement mes mails, j’utilise les libellés et les filtres que l’on peut créer très facilement. Ainsi, retrouver un ancien mail est souvent l’affaire de quelques dizaines de secondes tout au plus. Cela étant, la recherche par le moteur textuel est souvent encore plus rapide.
Pour bien séparer visuellement les différents libellés et sous libellés, j’utilise aussi les couleurs de texte et de fond : fond rouge, violet et vert pour les libellés de type Boulot, Entourage et Services (mes 3 libellés de premier niveau).
Espace de stockage
Comme indiqué en intro, je n’utilise que Gmail pour gérer et conserver tous mes mails et cela depuis plusieurs années maintenant : mails perso et de boulot, contenant parfois des documents, photos, etc.
Toutes mes adresses email sont utilisables depuis Gmail en envoi (SMTP) et en réception (POP3).
Avec + de 2 Go d’espace disponible gratuitement (je suis actuellement à 29% d’occupation), je peux tout conserver. A part les spams, je ne jette généralement aucun mail. Le passage à 20 Go ne coûte que $5 US.
Gestion au quotidien
Au quotidien, je laisse les mails que j’ai à traiter dans la Boîte de réception : ceux à traiter à court terme (dans les heures ou jours à venir) sont flagués Importants, les autres à traiter à plus long terme (dans les semaines ou mois à venir) sont dans la partie Autres messages.
Pour faire remonter un mail qui s’est classé automatiquement dans la boîte de réception, je clique sur le bouton Placer dans la boîte de réception qui rajoute ainsi le libellé Boîte de réception.
Pour mieux encore différencier les mails, je leur ajoute parfois une icône de suivi personnalisée : étoile de couleur, point d’exclamation, etc.
J’utilise également les Liens rapides situés en colonne de gauche pour accéder en un clic à mes messages non lus, mes messages suivis, et à mes labels.
Au niveau de la rédaction des mails, j’aime beaucoup la suggestion des destinataires sous forme de liens lorsqu’on a saisit un premier destinataire.
Chat, Agenda, Documents
Grace au lien Tous les chats, j’accède à l’historique complet de toutes mes discussions avec mes collègues et amis sous Gtalk : échange d’infos, de liens, etc.
Avec les widgets Google Agenda et Google Documents, je vois en un coup d’oeil mes prochains rdv à venir et j’accède en un clic aux derniers Google docs que j’ai consultés ou modifiés.
Autres fonctionnalités
Je ne les utilise pas ou peu, mais il est aussi possible de gérer plusieurs signatures selon les différents types de mails envoyés (mail perso ou de boulot par exemple).
On peut aussi effectuer des invitations afin de caler un rdv et de l’insérer dans Google Agenda, mettre en place un répondeur automatique en cas d’absence par exemple.
Web et Mobile
Enfin, et surtout, je consulte presque de la même manière mes mails sur le web et sur mon mobile sous Android. Tout est synchronisé automatiquement : mes mails, mais aussi mes contacts, mes documents, mon agenda.
Il est même maintenant possible d’accéder à certaines fonctionnalité en mode offline : rédaction, stockage, recherche…
Petits regrets
Deux choses un peu pénibles cependant à l’usage :
La gestion des tableaux dans l’éditeur de composition de message n’est pas prévue : je suis à chaque fois obligé de passer par Word puis de faire un copier – coller pour mettre un tableau dans un mail.
A la différence de la version web, il n’est bizarrement pas possible de supprimer tous les spams sur mon mobile en un seul clic: il faut supprimer les spams un à un, ce qui est parfois assez fastidieux.
Gmail !
En conclusion, Gmail est devenu pour moi un outil indispensable qui a supplanté tous ceux que j’utilisais avant, à la maison comme en entreprise. Accessible partout, tout le temps et s’améliorant sans cesse, c’est le choix à faire pour se faciliter la vie.
Personnellement j’aurais rajouté un autre manque : les accusés de réception!
Bjr, je regrette d’être obligée de passer par la colonne de gauche sur PLUS
pour avoir accès à TOUS LES MAILS.
Certains disparaissent sans que l’on s’en rende compte ! Ce n’est pas pratique.
1. GMail fournit 7 Go et des brouettes, pas 2 Go.
2. Nul intérêt de vider le dossier spam car chaque spam est effacé du dossier une fois qu’il est resté plus de 30 jours dans le dossier spam. Par conséquent, mon dossier spam contient environ 600 à 1000 spams en permanence (selon les vagues) mais reste limité à cette quantité. Je ne le vide jamais.
3. Les accusés de réceptions ne fonctionnent généralement pas sur internet. La raison est toute simple, pour vivre heureux, vivons cachés. Ce que les spammeurs cherchent, c’est une adresse email qui est non seulement valide, mais si elle est lue, c’est jackpot. Par conséquent, ils utiliseraient cette fonction d’accusé de réception pour valider, parmi les millions d’adresses spammées, celles qui sont consultées. Seulement, la grande majorité des serveurs de messagerie sur internet (il en va autrement des messageries internes en entreprise) ont désactivé cette fonction (du siècle dernier, il faut bien l’avouer) qui porterait préjudice aux utilisateurs et donneraient un avantage conséquent aux spammeurs. Voilà pourquoi Google, entreprise qui porte l’état de l’art en matière de sécurité informatique, a rejeté l’utilisation de cette fonction depuis ses débuts en 2003.
Enfin, en tant qu’utilisateur intensif de GMail depuis 2005, je voudrais dire qu’il y aurait autant d’éloges (sinon plus) à faire sur Google Agenda (Calendar), tant son ergonomie est parfaite et les fonctionnalités (de partage notamment), magiques.
@Marie : D’où l’intérêt d’un lien rapide Messages non lus ! ;o)
@aztazt : 1. Tout à fait, erreur de ma part, c’est 7.5 Go d’espace. 2. Pas faux. Mais je préférerai tout de même un lien pour tout supprimer, c’est psychologique ;o) 3. Tout à fait d’accord, perso je n’ai jamais aimé les accusés de réception en tant d’expéditeur et encore moi en tant que destinataire de mails. A part polluer le réseau de réseau et envoyer des infos aux spammeurs, je n’en vois pas l’utilité…
A noter que les accusés de réception sont disponibles dans la version Google Apps : https://www.goopilation.com/2011/07/google-apps-gardez-oeil-sur-vos-mails-avec-les-accuses-de-reception-gmail.html
C’est vrai que la gestion des tableaux dans les messages serait un grand plus !