Google Docs : Trucs et astuces: Utiliser le champ description dans sa liste de documents

Vous n’avez peut-être pas remarqué le champ description disponible pour chaque élément de votre liste de documents, mais ce champ description apporte un grand plus dans le cadre du partage de documents et lorsque vous classez vos documents.

Quand vous sélectionnez un document dans une liste de documents, vous verrez apparaitre (sur la droite) un petit panneau interne à la page affichant quelques informations concernant ce document, incluant une section Description. Si vous ne voyez pas ce panneau apparaître, cliquez sur le bouton en forme de “<<” dans le coin à droite de votre liste pour le déployer. (Note de florentM: l’ajout de description est aussi applicable aux collections de documents)

Le texte que vous ajoutez dans cette description, décrivant notre document, est également utilisé lorsque vous faites une recherche de document dans Google Docs. Cela ouvre la possibilité d’utiliser ce champ pour mettre des mots-clés ou d’appliquer des tags à vos documents. Du coup, si le champ description d’un de vos document contient les mots “Astronaute, Espace” alors que ces deux mots sont inexistants dans le document (bien utile, si c’est une photo), le document fera parti des résultats de recherche si vous tapez “Astronaute” ou “Espace” dans le champs de recherche Google Docs.

Le champ description permet également de mettre des liens cliquables. Si vous souhaitez ajouter l’adresse du site d’où vient un document, copiez et collez tout simplement son URL dans le champ description. Quand le panneau détail de ce document sera déployé, vous pourrez cliquer ce lien.

Vous pouvez aussi formater simplement ce texte de description :

• Utiliser les underscores pour mettre un mot en italique , comme ceci: _mot_
• Utilisez les astérisques pour mettre un mot en gras, comme ceci: *mot*
• Utilisez les tirets pour barrer un mot, comme ceci: -mot-

Une description est un bon moyen de partager plus d’informations concernant votre document ou votre collection de document avec vos collaborateurs, ou encore, d’ajouter des notes de référence à un document. Avec l’avantage qu’on en retire avec les recherches de documents, les liens cliquables et le formattage de texte, l’usage des descriptions devient un outil puissant pour le partage de documents et la gestion de votre liste de documents qui ne fait que de grossir.

N’hésitez pas à commenter cet article pour partager avec nous des autres usages que vous faites de ce champ.

Posté dans sa version originale par Rebecca Steelman, Spécialiste expérience utilisateur