Google Agenda : Planifiez vos réunions en toute simplicité avec le Smart Rescheduler

Comme vous pouvez l’imaginer, ceux parmi nous qui travaillons sur Google Agenda consacrons beaucoup de temps à penser aux emplois du temps. Nous discutons régulièrement avec ceux qui passent leur temps à planifier et replanifier des meetings : les assistants de direction. En leur parlant, nous avons pris conscience du temps qu’ils perdent à gérer les emplois du temps, à étudier les calendriers des autres, à trouver des salles de conférence de remplacement, et à régler les problèmes. Puis un manager change ses plans, et tout est à recommencer.

Si vous recherchez quelque chose sur le Web, vous ne visitez pas des pages au hasard à la recherche de contenu pertinent, vous utilisez un moteur de recherche. Nous avons décidé d’appliquer quelques uns des principes de la recherche Google au problème de la replanification. Nous avons expérimenté des algorithmes de classement afin de trouver des horaires les plus adéquats selon des critères précis comme les participants, la complexité du calendrier, les salles de conférence, et les fuseaux horaires. Tout comme Google, notre algorithme de recherche retourne une série de résultats classés selon leur pertinence.

Nous vous présentons aujourd’hui les résultats de cette expérience, un gadget nommé Smart Rescheduler (Re-planificateur intelligent), au sein de Google Agenda Labs. Une fois activé, sélectionnez simplement un évènement que vous souhaitez replanifier, puis cliquez sur Trouver une nouvelle date.

Vous verrez alors une liste d’horaires possibles pour votre réunion. En consultant les agendas que les autres ont partagé avec vous, Google Agenda peut essayer de déterminer la difficulté d’une re-planification, et peut même essayer de trouver une salle de conférence à proximité. Ce processus est 100% automatisé, aucun employé de Google n’actionne les manettes dans les coulisses. Vous pouvez affiner les résultats en désignant certaines personnes comme facultatives, en changeant la durée de la réunion, en ignorant certains conflits, ou en spécifiant les horaires limites. Les résultats seront immédiatement mis à jour pour refléter vos nouveaux critères.

Cette fonction est expérimentale, et nous adorerions avoir vos avis. Bien entendu, nous ne pouvons pas rendre les réunions plus intéressantes, tout ce que nous pouvons faire, c’est de vous épargner la frustration de les organiser.

Par David Marmaros, Ingénieur logiciel