Google Docs : Les formulaires partent en vacances
Source : Official Google Docs Blog
Don Campbell est le président de Expand2Web, et consacre sa carrière à aider les petits commerces locaux à atteindre des clients partout sur la toile. Aujourd’hui, il nous montre l’étendue de son savoir créatif en nous expliquant un usage des formulaires amusant et de saison.
Je passe mes journées à travailler avec les propriétaires de petits commerces pour les aider à mettre au point leur stratégie de recherche locale dans l’objectif d’attirer plus de clients grâce au web. Quelques fois cependant, les meilleures solutions proviennent de votre propre usage d’Internet chez vous.
Un bon ami à moi organise des vacances à la plage en famille tous les ans sur la côte, juste au sud de Santa Cruz. Le terrain de camping est situé sur une falaise surplombant la plage et l’océan Pacifique.
C’est un excellent lieu, la plupart d’entre nous ayant des enfants en bas âges, qui comme vous pouvez l’imaginer adorent s’amuser sur la plage et dans les vagues. Nous avons réussi à trouvé un terrain idéal, placé entre des séquoia et des eucalyptus. Nous passons nos journées à la plage avec les enfants, et nos soirées au camping. C’est de ces rendez-vous magiques que nous attendons tous chaque année avec impatience.
Toutefois, nous avons eu un problème cette année – le lieu de vacances est devenu très populaire, et nos amis ont commencé à en parler à d’autres amis. Résultat, nous étions plus de 100 personnes de 24 familles différentes qui voulions toutes être de la partie !
Nous avons réussi à réserver assez d’emplacements de camping pour tout le monde, mais le véritable défis a été de gérer la nourriture. Imaginez avoir à cuisiner pour 100 personnes !
Nous avions les adresses emails de tout le monde, et nous nous demandions comment coordonner pour que tout le monde contribue, et pour qu’il y ai suffisamment de nourriture pour chaque repas. J’avais déjà utilisé les nouveaux formulaires de Google Docs pour certains de mes clients dans le passé, et j’ai eu une idée qui pourrait nous sortir de ce pétrin.
Voici ce que nous avons fait :
1) Je créé une feuille de calcul Google avec les informations à collecter pour chaque famille :
- Nom de la famille
- Combien d’adultes
- Combien d’enfants
- Que voulez-vous manger
- Choisissez les repas que vous pourriez préparer (par exemple le petit déjeuné du samedi)
- Idées de menu
- Besoins particuliers
- Numéro de téléphone
2) Nous avons transformé ça en formulaire, et l’avons envoyé aux familles. Comme je le disais, nous avions leurs adresses email, et pouvions intégrer le formulaire dans l’email ! Les destinataires pouvaient également cliquer sur le lien pour consulter la base de données – il était important que chacun puisse voir ce que les autres faisaient. Notez que Google Docs vous permet de restreindre cet accès.
3) Étrangement, nous avions reçu toutes les réponses en 3 jours ! Je m’attendais à quelques coups de téléphones ou à des emails de personnes ne comprenant pas bien comment fonctionnent les formulaires. Mais je n’ai eu aucune question. Et je sais que certaines familles ne sont pas très à leurs aises devant un ordinateur, si vous voyez ce que je veux dire. Par contre, j’ai reçu des commentaires de personnes disant “Salut, je ne savais pas que tu pouvais faire ça avec Google ! Tu peux me montrer comment faire ?” Je les ai donc envoyé vers Google Docs et leur ai montré cette vidéo – Formulaires faciles et rapides.
Les atouts de cette solution :
- Nous avons créé et partagé le formulaires en quelques minutes.
- La feuille de calcul se met à jour en temps réel et nous a permis à mes amis et à moi – de différents endroits – de voir les mêmes données, au cas où nous aurions eu besoin d’ajuster quoi que ce soit, ou de suivre le déroulement des opérations.
- La possibilité d’inclure le formulaire dans un email et ainsi faciliter la contribution des autres personnes.
- La possibilité pour tout le monde de consulter la base de données, et ainsi de voir ce que les autres ont fait, et de récupérer un numéro de téléphone pour discuter avec une autre famille de l’organisation.
L’excursion est dans le courant du mois, et nous avons terminé d’organiser les repas avec deux semaines d’avance. Je suis maintenant impatient d’aller camper et de rencontrer de nouvelles familles. Oh, et aussi de manger de bon repas !
