A l’occasion, il peut nous arriver de nous retrouver dans une situation où notre téléphone ou tablette Android n’a pas de connexion Internet mais où on a quand même besoin d’accéder à un fichier sauvegardé dans notre compte Google Docs.

Désormais, avec la nouvelle mise à jour de l’application Android Google Docs, vous pouvez sélectionner n’importe quel document pour le rendre disponible hors ligne. Du coup, que vous soyez connecté à Internet ou non, vous avez quand même accès à vos documents les plus importants.

Encore mieux, lorsque vous vous connectez à un réseau Wi-Fi, l’application Android Google Docs met automatiquement à jour vos documents hors ligne. Vous pouvez également les mettre à jour manuellement lorsque vous vous avez une connexion Internet en ouvrant le document ou en tapant sur le bouton « Mettre à jour » de la section Hors ligne de l’application.

Rendre un document accessible hors-ligne

Mettre à jour la version en ligne du document

Rendre un document accessible en mode déconnecté

Mettre à jour un document stocké hors ligne

Pour ceux d’entre vous utilisant une tablette Android, nous avons également amélioré l’expérience de lecture des documents Google Docs. Dès maintenant, lorsque vous ouvrez un document sur votre tablette en étant connecté à Internet, l’application affichera une version haute-définition du document. Glissez votre doigt sur l’écran vers la droite ou vers la gauche pour changer de page ou utilisez tout simplement l’ascenseur en bas de l’écran pour accéder rapidement à la page souhaitée.

La nouvelle mise en page des documents sur tablette Android

Que vous utilisiez Google Docs hors ligne ou connecté à Internet, ces amélioration de l’application Android vous rendront plus productifs où que vous soyez.

Posté dans sa version originale par Freeman Liu, Ingénieur logiciel

® Goopilation, 2012. | Lien vers l'article | Aucun commentaire
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En début d’année, nous lancions l’application Google Docs pour Android. Depuis, de nombreux utilisateurs ont téléchargé l’appli et ont pu éditer, partager et consulter leurs documents où qu’ils soient.

La mise à jour d’aujourd’hui offre à Google Docs une expérience d’utilisation inédite sur vos tablettes. Avec une interface entièrement repensée adaptée aux écrans plus larges des tablettes, les trois nouveaux volets de navigation vous permettront de parcourir les filtres et les collections, de voir la liste de vos documents, et d’afficher leurs détails, le tout depuis un seul et même endroit.

Grâce au volet sur la droite, vous pouvez prévisualiser un document et afficher ses détails avant de l’ouvrir, ainsi que voir qui peut le consulter ou l’éditer.

Ces nouvelles fonctionnalités sont désormais accessibles en 46 langues sur les tablettes dotées d’Android 3.0 (Honeycomb) ou plus.

Vous pouvez télécharger l’appli depuis l’Android Market et nous faire part de vos commentaires dans les commentaires, en postant sur nos forums, ou en visitant notre centre d’aide.

Posté dans sa version originale en anglais par David Loxton, Chef de produit Google Docs

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Aucun commentaire
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On a souvent besoin de formater nos feuilles de calcul de façon à faciliter la lecture et la compréhension des données. Dès aujourd’hui, nous avons amélioré la fonctionnalité de fusion pour vous permettre de fusionner verticalement vos cellules de données réparties sur plusieurs lignes.

Dans l’esprit de la nouvelle saison de la NFL, disons que vous souhaitez organiser un tournoi de pronostics sur le Football Américain avec vos amis. Pour faciliter leurs pronostics sur l’équipe vainqueur de la saison, vous organisez les équipes par conférence et division dans une feuille de calcul Google Docs. En utilisant la fusion verticale, vous pouvez donner des titre à vos séries de lignes. Sélectionnez tout simplement une série de cellules à fusionner, puis cliquez sur la flèche descendante sur l’icône « Fusionner des cellules« , et sélectionnez « Fusionner verticalement« .

Dans la feuille de calcul, vous remarquerez que le nom de certaines équipes ne tient pas sur une ligne par rapport à la largeur des cellule de la colonne C.

Pour améliorer la mise en page, sélectionnez toutes les cellules des lignes des noms d’équipe de la conférence AFC (lignes 2 à 17) et les 2 colonnes (C et D) et cliquez sur « Fusionnez horizontalement« . Vous avez maintenant 16 cellules fusionnées qui prennent la largeur de 2 colonnes pour une meilleur mise en page.

Après avoir appliqué ces fusions verticales à toutes les conférences et divisions, ainsi que ces fusions horizontales aux noms des équipes, de chaque conférence, vous êtes prêt pour partager la feuille de calcul avec vos amis pour lancer le tournoi!

Pour annuler une fusion de cellules, sélectionnez une cellule fusionnée et cliquez sur « Annulez la fusion » dans le menu déroulant de fusion.

Nous espérons que vous apprécierez personnaliser la mise en page de vos feuilles de calcul avec cette nouvelle fonctionnalité.

Posté dans sa version originale par Jakov Krolo, Ingénieur logiciel stagiaire

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | 2 commentaires
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Shep McAllister est en dernière année à l’université Trinity de San Antonio, TX, et est le rédacteur du blog estudiantin HackCollege. Au cours des ces dernières années, il a pris absolument toutes les notes de ses cours sur Google Docs, et aujourd’hui, il partage avec nous ses cinq usages préférés de Google Docs dans le cadre de ses études.

Quand j’ai commencé mes études à Trinity, je ne connaissais pas grand chose de Google Docs et j’utilisais plutôt les logiciels de traitement de texte installés sur mon ordinateur. Petit à petit, je suis devenu de plus en plus frustré d’être coupé en plein milieu d’une phrase par le crash de l’un ou de l’autre de ces logiciels, et je me suis dit qu’il fallait que je teste Google Docs pour lui donner une chance de me montrer ce qu’il a dans le ventre. Mais ce qui n’était au début qu’un essai de Google Docs pour mes projets en groupe et mes notes de cours est rapidement devenu la solution que j’ai utilisé pour tout mes travaux scolaires, et je ne suis jamais retourné en arrière, vers l’un de mes anciens logiciels. Voici quelques-uns de mes usages favoris de Google Docs :

1 – Travailler en collaboration sur les projets de groupe

Avant que je me mette à utiliser Google Docs, les projets que l’on devait faire en groupe étaient un vrai cauchemar. Un document se fragmente vite en une dizaine de fichiers sur lesquels chacun d’entre nous travaille. Et les présentations en groupe étaient un vrai bazar lors de la mise en commun des slides. Les partages d’informations à propos du projet s’éclataient en de multiples fils de mail.

Avec Google Docs, les membres de mes groupes de travail peuvent travailler tous sur la même présentation, ou sur le même rapport tandis que l’on partage nos idées et liens dans un document séparé. La fonctionnalité de discussion sortie cette année simplifie encore plus ce travail collaboratif.

2 – Prendre des notes de façon collaborative

Avec mes camarade de promo, on se retrouve toujours avant les examen pour regrouper et partager nos notes de cours et nos idées, alors pourquoi ne pas le faire en temps réel ? Avec mes amis, on prend nos notes de cours sur un unique document Google Docs, ce qui permet à tout ceux de notre petit groupe d’avoir un cours plus complet que si l’on avait pris nos notes chacun de notre coté. Je décris ce concept de prise de notes plus en détail sur mon blog, HackCollege.

3 – Convertir des PDFs et des polycopiés de cours pour en extraire le texte grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR)

En tant qu’étudiant, on me donne de nombreux fichiers PDF à lire. Malheureusement, la plupart d’entre eux sont des scans de faible qualité de manuels et livres provenant de la bibliothèque universitaire, ce qui rend ardu la recherche de mots-clés au sein de ces documents ou encore l’ajout de notes. Avec les capacités de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Google Docs, je peux télécharger des documents PDF de basse qualité sur mon compte Google Docs pour récupérer en retour un document éditable. Cela fonctionne également avec les polycopiés de cours que nous distribuent nos professeurs, en cours – Je scanne juste le polycopié et je l’upload dans Google Docs, permettant d’avoir tout mes documents de cours à un endroit.

4 – Sauvegarder mes documents de cours dans le cloud

Rédiger mes documents, devoirs et rapports important dans Google Docs me permet d’y accéder depuis n’importe quel ordinateur, où que je soit. Je ne compte plus le nombre de fois où je me suis retrouvé coincé à la bibliothèque sans mon ordinateur portable, ou n’ayant que mon smartphone. Avec Google Docs, cela n’a pas d’importance, parce-que tous mes documents sont stockés sur Internet, dans le Cloud, ce qui signifie que je ne suis pas obligé de travailler sur mon propre ordinateur portable pour avancer dans mon travail et mes révisions, tant que j’ai accès à un ordinateur connecté à Internet. Et ça m’a sauvé la vie au moment des partiels du semestre passé, quand mon ordinateur est tombé en panne et a été hors d’usage pendant plus d’une semaine. Je n’avais pas à être en panique, parce-que je savais que mes fiches de révision et mes documents de cours étaient stockés de façon sûre dans le Cloud Google Docs, et non pas sur le disque dur de mon ordinateur en panne.

5 – Demander des informations à un groupe d’amis à l’aide de formulaires

Avant d’utiliser Google Docs, organiser un repas ou un événement avec mes camarades de classe était un vrai casse-tête. Maintenant, j’utilise Google Docs pour créer des formulaires que j’envoie à mes amis et collègues de promo. Mes amis s’y sont mis eux-aussi, utilisant Google Docs pour garder des traces des membres de leur club, voter pour le choix d’un logement pour un week-end plage avec leur fraternité, ou encore faire un sondage dans le cadre d’un projet de recherche.

Posté dans sa version originale en Anglais par Shep McAllister : Bloggeur sur HackCollege.com &  Étudiant à l’Université Trinity

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Aucun commentaire
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Dans le cadre de la refonte graphique des produits Google, nous vous invitons à essayer la nouvelle interface de Google Docs qui sera déployée dans les jours à venir. Vous pouvez d’ores et déjà activer cette nouvelle interface en cliquant sur « Utiliser la nouvelle interface » en haut à droite. Vous pourrez à tout moment retourner à l’interface classique par ce même bouton.

Interface classique

Nouvelle interface

Avec cette nouvelle interface, vous pouvez afficher plus d’éléments à la fois sur votre écran. Pour ce faire, cliquez sur l’icône en forme de rouage en haut à droite, sélectionnez « Paramètres de Google Documents« , puis cochez l’option « Use a denser view » tout en bas de la liste.

Nous avons également ajouté de nouveaux raccourcis clavier pour vous aider à naviguer plus facilement dans votre liste de documents sans la souris. Par exemple, lorsque vous sélectionnez un document, utilisez les flèches haut et bas pour passer aux documents précédents ou suivants. Une fois que vous avez trouvé le document que vous recherchiez, appuyez sur « a » pour ouvrir le menu Actions, puis à nouveau utilisez les flèches pour naviguer dans ce menu, et tapez Entrée pour sélectionner une action.

Les nouveaux raccourcis pour créer des documents peuvent s’avérer très pratique lorsque vous travaillez. Maintenez simplement Maj + T pour créer un nouveau document texte, Maj + S pour créer une feuille de calcul, ou Maj + C pour créer une collection.

Impossible de vous rappeler de tous ces raccourcis ? Appuyez sur la touche « ? » et une fenêtre apparaîtra avec la liste de tous les raccourcis disponibles. Ces raccourcis ne sont disponibles que sur la nouvelle interface.

Posté dans sa version originale en anglais par Ted Chen, Ingénieur sur Google Docs

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Un commentaire
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Télécharger des fichiers dont vous avez seulement besoin de voir un aperçu peut rapidement encombrer le disque dur de votre ordinateur. Alors que jusqu’à présent vous pouvez déjà utiliser la Visionneuse Google Documents pour parcourir plus de 15 différents types de fichiers sans avoir à les télécharger, nous avons ajouté aujourd’hui le support des fichiers d’archives ZIP et RAR. Du coup, si quelqu’un vous envoie un fichier ZIP ou RAR par mail dans Gmail, vous pourrez voir son contenu directement depuis votre navigateur web, en cliquant sur le lien « Afficher ».

Cela vous redirige vers une page avec une vue vous permettant de voir tous les fichiers inclus dans l’archive en question, avec le type de fichier et la taille des fichiers en question.

Quand vous passez le pointeur de votre souris au-dessus des éléments de la liste de fichiers, vous pouvez activer un menu, à droite en cliquant sur le lien « Actions » qui apparait alors. Vous serez alors en mesure de visualiser les fichiers supportés par la Visionneuse Google Documents et imprimer (PDF) ceux d’entre eux qui gèrent l’impression en PDF. Vous pouvez aussi utiliser le choix « Enregistrer dans Google Documents » dans ce menu pour retrouver ces fichiers dans votre liste de documents Google Docs.

Ceci fonctionne également pour les archives ZIP et RAR inclues dans des archives. Par exemple, si vous avez une archive RAR dans un ZIP (comme dans notre exemple ci-dessus), vous pouvez également découvrir le contenu de cette archive en cliquant dessus.

Essayez de voir comment marche cette fonctionnalité en regardant le contenu de cette archive ZIP.

On peut aussi profiter de cette fonctionnalité dans Google Docs pour Mobiles. Chaque fichier visionnable (incluant désormais les archives ZIP et RAR) a un lien pour pouvoir  le visualiser directement depuis son smartphone.

Nous espérons que ceci vous permettra d’éviter d’avoir besoin de télécharger des archives complètes alors que vous n’avez besoin que d’un ou plusieurs fichiers qu’elle contient. Nous ajoutons toujours plus de types de fichiers supportés par notre Visionneuse Google Documents, faites-nous donc savoir par le biais de notre forum quels types de fichiers vous aimeriez qu’elle supporte dans le futur.

Posté dans sa version originale par Avner Aviad, de l’équipe Visionneuse Google Documents

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | 6 commentaires
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Google Docs fait la part belle à la collaboration, mais comme beaucoup d’entre vous le savent, les autres comptent souvent sur nous même si nous sommes loin d’un ordinateur. C’est pourquoi nous sommes heureux d’annoncer de nouvelles fonctionnalités pour votre tablette et smartphone. Nous avons amélioré l’apparence de Google Docs sur les navigateurs mobiles, et avons ajouté la possibilité de trier, organiser et partager plusieurs documents à la fois depuis votre mobile.

Pour commencer, allez sur docs.google.com depuis le navigateur de votre mobile. Appuyez sur « Tri » pour organiser la liste des documents visibles, ou sur « Affiner par » pour indiquer quelle partie des documents vous souhaitez afficher.

Pour partager depuis la liste, sélectionnez un ou plusieurs documents, appuyez sur le bouton « Partager » et sélectionnez « Partager », « Obtenir le lien », ou « Email en pièce jointe ». Partager un document depuis votre mobile fonctionne de la même façon que sur votre ordinateur.

Vous faciliter l’accès et le partage de vos documents depuis votre mobile est l’une de nos priorités. N’hésitez pas à nous dire ce que vous pensez de ces nouveautés via les forums ou sur les commentaires de cet article.

Posté dans sa version originale en anglais par Hossein Attar, ingénieur Google Docs

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Aucun commentaire
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Vous n’avez peut-être pas remarqué le champ description disponible pour chaque élément de votre liste de documents, mais ce champ description apporte un grand plus dans le cadre du partage de documents et lorsque vous classez vos documents.

Quand vous sélectionnez un document dans une liste de documents, vous verrez apparaitre  (sur la droite) un petit panneau interne à la page affichant quelques informations concernant ce document, incluant une section Description. Si vous ne voyez pas ce panneau apparaître, cliquez sur le bouton en forme de « << » dans le coin à droite de votre liste pour le déployer. (Note de florentM: l’ajout de description est aussi applicable aux collections de documents)

Le texte que vous ajoutez dans cette description, décrivant notre document, est également utilisé lorsque vous faites une recherche de document dans Google Docs. Cela ouvre la possibilité d’utiliser ce champ pour mettre des mots-clés ou d’appliquer des tags à vos documents. Du coup, si le champ description d’un de vos document contient les mots « Astronaute, Espace » alors que ces deux mots sont inexistants dans le document (bien utile, si c’est une photo), le document fera parti des résultats de recherche si vous tapez « Astronaute » ou « Espace » dans le champs de recherche Google Docs.

Le champ description permet également de mettre des liens cliquables. Si vous souhaitez ajouter l’adresse du site d’où vient un document, copiez et collez tout simplement  son URL dans le champ description. Quand le panneau détail de ce document sera déployé, vous pourrez cliquer ce lien.

Vous pouvez aussi formater simplement ce texte de description :

• Utiliser les underscores  pour mettre un mot en italique , comme ceci: _mot_
• Utilisez les astérisques pour mettre un mot en gras, comme ceci:  *mot*
• Utilisez les tirets pour barrer un mot, comme ceci:  -mot-

Une description est un bon moyen de partager plus d’informations concernant votre document ou votre collection de document avec vos collaborateurs, ou encore, d’ajouter des notes de référence à un document. Avec l’avantage qu’on en retire avec les recherches de documents,  les liens cliquables et le formattage de texte, l’usage des descriptions devient un outil puissant pour le partage de documents et la gestion de votre liste de documents qui ne fait que de grossir.

N’hésitez pas à commenter cet article pour partager avec nous des autres usages que vous faites de ce champ.

Posté dans sa version originale par Rebecca Steelman, Spécialiste expérience utilisateur

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Aucun commentaire
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A partir de cette semaine, vous pourrez faire bien plus que de simplement lire vos vidéos sur Google Docs : vous pourrez désormais insérez vos vidéos dans des Google Sites, les embarquer n’importe où sur le Web, et y ajouter des sous-titres.

Insérer des vidéos sur Google Sites

Lorsque vous êtes sur un Google Site, ouvrez le menu Insérer, et sélectionnez Vidéo > Vidéo Google Docs

Choisissez alors parmi les vidéos que vous avez préalablement hébergées sur Google Docs et cliquez sur « Insérer la vidéo sur votre Google Site ».

Embarquer des vidéos sur le Web

Vous pouvez embarquer vos vidéos n’importe où sur la toile grâce au bout de code HTML fourni sur la page de la vidéo. Gardez à l’esprit que même si vous insérez votre vidéo sur une page publique, seules les personnes à qui vous avez donné les droits pourront la voir. Par exemple, si la vidéo est privée et partagée avec 4 personnes, seules ces 4 personnes seront en mesure de la regarder sur le site où vous l’avez embarquée.

Ajouter des sous-titres

Vous pouvez désormais également ajouter des sous-titres à vos vidéos afin de les rendre accessibles aux mal-entendants et à ceux parlant d’autres langues. Sous-titrer vos vidéos a un autre avantage : lorsque vous effectuerez une recherche, si votre requête est contenue dans les sous-titres d’une vidéo, cette dernière apparaîtra dans les résultats (de la même façon, seuls ceux à qui vous avez donné les droits suffisants pourront trouver vos vidéos par cette méthode).

Pour sous-titrer une vidéo, sélectionnez « Gérer les sous-titres » depuis le menu Actions de la vidéo en question, puis cliquez sur « Envoyer une piste de sous-titres… » Quiconque ayant les droits de modification sur la vidéo peut ajouter des sous-titres.

Dites-nous que vous pensez de ces nouvelles fonctionnalités via les commentaires… Ou mieux, avec une vidéo.

Posté dans sa version originale en anglais par Patrick Lacz, Ingénieur Google Docs

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Un commentaire
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L’une des fonctionnalités phares de Google Cloud Connect pour Microsoft Office est la possibilité de facilement synchroniser les documents Office avec Google Docs et de collaborer dessus avec d’autres. Vous nous avez demandé de simplifier les étapes de téléchargement puis d’ouverture dans Office des documents stockés sur votre compte Google Docs, ce que nous avons fait. Vous pouvez désormais ouvrir n’importe quel fichier Office stocké sur Google Docs directement depuis Microsoft Office.

Depuis le menu Google Cloud Connect, cliquez sur « Ouvrir depuis Google Docs… » :

Tous les fichiers pouvant être ouvert dans l’application que vous utilisez vous seront alors présentés. Par exemple, si vous travaillez sur Microsoft PowerPoint, vous verrez toutes les fichiers PowerPoint disponibles sur Google Docs. Il vous suffit ensuite de sélectionner le fichier que vous désirez pour le télécharger et l’ouvrir.

Si vous avez beaucoup de fichiers sur votre espace Google Docs, un outil de recherche est à disposition. Après avoir sélectionné un fichier, ce dernier sera téléchargé sur votre ordinateur et ouvert automatiquement.

Lorsque vous voudrez ouvrir ce même fichier à nouveau, vous pourrez le récupérer dans le dossier où vous l’aviez téléchargé. Vous pourrez alors collaborer, partager et accéder à l’historique des versions de ce fichier directement dans Microsoft Office.

Posté dans sa version originale en anglais par Himanshu Vasishth, Ingénieur logiciel

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Un commentaire
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