C’est plutôt facile de créer un événement dans Google Agenda, mais trouver un créneau horaire qui convient à tout le monde n’est pas toujours simple. Pour vous faciliter la tâche et vous faire gagner du temps, nous avons ajouté à Google Agenda une nouvelle fonctionnalité: les « Horaires proposés ».

Pour en bénéficier, créez un événement dans votre agenda, ajoutez des invités et cliquez sur le lien Horaires proposés. Une liste de suggestions apparaitra, incluant les futurs créneaux horaires pour lesquels tous les invités à votre événement sont disponibles. Par exemple, je souhaite lancer mercredi prochain une visio-conférence pour Goopilation d’une heure avec Vincent, il a déjà une réunion de deux heure de planifiée en milieu d’après-midi, alors on me proposera de la planifier à 14h ou à 17h et après (je la planifierai en-dehors des horaires de bureau).

Dans le cadre de notre engagement pour améliorer l’accessibilité de nos services, la liste des suggestions est navigable en utilisant les flèches directionnelles du clavier et est accessible aux lecteurs d’écran.

Pour plus d’informations, rendez-vous dans notre Centre d’Aide.

Posté dans sa version originale par Lode Vandevenne, Ingénieur Logiciel

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Aucun commentaire
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Avis aux fans de Google Apps, aujourd’hui nous sommes prêts à vous ajouter à nos cercles. Google+ permet de partager sur Internet plus de choses que dans le monde réel, et maintenant Google+ est disponible pour les personnes qui utilisent Google Apps à l’université, au travail ou à  leur domicile.

Vous pouvez dès à présent activer manuellement Google+ dans Google Apps pour votre organisation . Une fois Google+ activé, vos utilisateurs pourront simplement s’inscrire sur le site google.com/+ pour se lancer dans l’aventure. Pour les clients qui utilisent Google Apps pour entreprises ou la version gratuite de Google Apps et qui ont choisi d’activer automatiquement les nouveaux services, Google+ deviendra automatiquement disponible à tous vos utilisateurs au cours des prochains jours .*

Vos utilisateurs Google Apps auront accès aux mêmes ensemble de caractéristiques déjà disponibles pour tous les autres  utilisateurs de Google+, et plus encore. En plus de partager des informations publiquement ou avec vos cercles, vous avez également la possibilité de les partager avec toutes les personnes de organisation, même si vous n’avez pas ajouté toutes ces personnes dans un cercle.

Google + à la maison, au travail et à l’université

Vous utilisez Google Apps dans beaucoup de situations différentes, et nous en attendons de même pour votre utilisation de Google+. Les utilisateurs de Google Apps qui sont des artistes, des médecins, des parents d’élèves, des enseignants et ont bien d’autres profils nous ont dit qu’ils sont prêts à rejoindre les 40 millions de personnes partagent déjà sur Google +.

L’utilisation des Cercles est une excellente façon de partager des contenus pertinents avec les bonnes personnes. Avec l’usage des cercles, vos amis du club photographie n’auront pas votre mise à jour concernant votre séance d’entraînement du matin, et votre équipe de triathlon n’aura pas à voir toutes votre démarche de comparaison pour l’achat de votre prochain appareil photo, et vos équipes de projet peuvent être séparés de tout cela.

Les Vidéo-bulles Extra, associent le chat vidéo multiple avec du partage d’écran et de la collaboration dans Google Docs, vous permettant de travailler à plusieurs sur des projets, même si votre équipe n’a pas la possibilité d’être dans la même pièce. Que vous soyez en déplacement, que vous travaillez sur un projet avec un groupe disséminé sur tout le territoire de votre pays, ou tout simplement que vous n’avez pas envie de marcher jusqu’à l’immeuble d’à côté pour votre réunion, les Vidéo-bulles Extra peuvent donner à votre équipe le petit boost de productivité dont elle a besoin.

Google+ arrive sur votre campus !

De nombreux étudiants et enseignants nous ont envoyé leurs idées sur la façon dont ils peuvent se servir de Google+ pour enseigner, apprendre, travailler et jouer. Voici quelques universités du monde entier utilisant Google Apps Édition Éducation qui proposent Google+ à leur campus dès aujourd’hui:

• Abilene Christian University
• American University in Cairo (Egypt)
• Arizona State University
• AT Still University
• Boise State University
• Central Piedmont Community College
• Dublin City University (Ireland)
• ESSEC Business School (France)
• Leeds Metropolitan University (United Kingdom)
• Loughborough University (United Kingdom)
• Saint Louis University
• Strathmore University (Kenya)
• Universidad Panamericana (Mexico)
• University of Ferrara (Italy)
• University of Maryland Baltimore County
• University of Minnesota
• University of Notre Dame
• University of Pavia (Italy)
• University of Portsmouth (United Kingdom)
• University of Washington
• Vanderbilt University
• Wake Forest University

Et ce n’est qu’un début !

Pour ceux d’entre vous ayant déjà commencé à utiliser Google+ avec leur compte Google personnel et qui préfèrent utiliser leur compte Google Apps, nous sommes en train de créer un outil de migration pour vous aider dans le futur. Avec cet outil, vous n’aurez pas à reconstruire vos cercles, et les gens qui vous auront déjà ajouté à leurs cercles seront automatiquement connecté à votre nouveau profil. Nous prévoyons que cette option de migration sera prête dans quelques semaines, donc si vous le souhaitez, vous pouvez vous lancer et commencer à utiliser Google+avec votre compte Google Apps aujourd’hui et fusionner vos connexions une fois que l’outil sera disponible.

Il a fallu plus de temps que prévu pour proposer l’accès à Google+ à nos utilisateurs Google Apps, et nous vous remercions pour votre patience. Cette intégration est juste le commencement. Nous allons continuer à ajouter des fonctionnalités et améliorer la façon dont Google+ fonctionne dans Google Apps, et nous vous encourageons à partager vos idées .

Note aux administrateurs de domaines Google Apps : * Google+ nécessite l’activation de Picasa Albums Web pour le partage de photos et Google Talk pour le chat dans le panneau de contrôle de l’administrateur de votre domaine, si ces services ne sont pas encore activés alors Google+ ne sera pas automatiquement disponible, même si l’administrateur de votre domaine a choisi d’activer automatiquement les nouveaux services Google Apps. Plus d’informations sur l’utilisation de Google+ avec Google Apps sont disponibles dans le Centre d’aide.

Posté dans sa version originale par Ronald Ho, Product Manager

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Un commentaire
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Shep McAllister est en dernière année à l’université Trinity de San Antonio, TX, et est le rédacteur du blog estudiantin HackCollege. Au cours des ces dernières années, il a pris absolument toutes les notes de ses cours sur Google Docs, et aujourd’hui, il partage avec nous ses cinq usages préférés de Google Docs dans le cadre de ses études.

Quand j’ai commencé mes études à Trinity, je ne connaissais pas grand chose de Google Docs et j’utilisais plutôt les logiciels de traitement de texte installés sur mon ordinateur. Petit à petit, je suis devenu de plus en plus frustré d’être coupé en plein milieu d’une phrase par le crash de l’un ou de l’autre de ces logiciels, et je me suis dit qu’il fallait que je teste Google Docs pour lui donner une chance de me montrer ce qu’il a dans le ventre. Mais ce qui n’était au début qu’un essai de Google Docs pour mes projets en groupe et mes notes de cours est rapidement devenu la solution que j’ai utilisé pour tout mes travaux scolaires, et je ne suis jamais retourné en arrière, vers l’un de mes anciens logiciels. Voici quelques-uns de mes usages favoris de Google Docs :

1 – Travailler en collaboration sur les projets de groupe

Avant que je me mette à utiliser Google Docs, les projets que l’on devait faire en groupe étaient un vrai cauchemar. Un document se fragmente vite en une dizaine de fichiers sur lesquels chacun d’entre nous travaille. Et les présentations en groupe étaient un vrai bazar lors de la mise en commun des slides. Les partages d’informations à propos du projet s’éclataient en de multiples fils de mail.

Avec Google Docs, les membres de mes groupes de travail peuvent travailler tous sur la même présentation, ou sur le même rapport tandis que l’on partage nos idées et liens dans un document séparé. La fonctionnalité de discussion sortie cette année simplifie encore plus ce travail collaboratif.

2 – Prendre des notes de façon collaborative

Avec mes camarade de promo, on se retrouve toujours avant les examen pour regrouper et partager nos notes de cours et nos idées, alors pourquoi ne pas le faire en temps réel ? Avec mes amis, on prend nos notes de cours sur un unique document Google Docs, ce qui permet à tout ceux de notre petit groupe d’avoir un cours plus complet que si l’on avait pris nos notes chacun de notre coté. Je décris ce concept de prise de notes plus en détail sur mon blog, HackCollege.

3 – Convertir des PDFs et des polycopiés de cours pour en extraire le texte grâce à la reconnaissance optique des caractères (OCR)

En tant qu’étudiant, on me donne de nombreux fichiers PDF à lire. Malheureusement, la plupart d’entre eux sont des scans de faible qualité de manuels et livres provenant de la bibliothèque universitaire, ce qui rend ardu la recherche de mots-clés au sein de ces documents ou encore l’ajout de notes. Avec les capacités de reconnaissance optique de caractères (OCR) de Google Docs, je peux télécharger des documents PDF de basse qualité sur mon compte Google Docs pour récupérer en retour un document éditable. Cela fonctionne également avec les polycopiés de cours que nous distribuent nos professeurs, en cours – Je scanne juste le polycopié et je l’upload dans Google Docs, permettant d’avoir tout mes documents de cours à un endroit.

4 – Sauvegarder mes documents de cours dans le cloud

Rédiger mes documents, devoirs et rapports important dans Google Docs me permet d’y accéder depuis n’importe quel ordinateur, où que je soit. Je ne compte plus le nombre de fois où je me suis retrouvé coincé à la bibliothèque sans mon ordinateur portable, ou n’ayant que mon smartphone. Avec Google Docs, cela n’a pas d’importance, parce-que tous mes documents sont stockés sur Internet, dans le Cloud, ce qui signifie que je ne suis pas obligé de travailler sur mon propre ordinateur portable pour avancer dans mon travail et mes révisions, tant que j’ai accès à un ordinateur connecté à Internet. Et ça m’a sauvé la vie au moment des partiels du semestre passé, quand mon ordinateur est tombé en panne et a été hors d’usage pendant plus d’une semaine. Je n’avais pas à être en panique, parce-que je savais que mes fiches de révision et mes documents de cours étaient stockés de façon sûre dans le Cloud Google Docs, et non pas sur le disque dur de mon ordinateur en panne.

5 – Demander des informations à un groupe d’amis à l’aide de formulaires

Avant d’utiliser Google Docs, organiser un repas ou un événement avec mes camarades de classe était un vrai casse-tête. Maintenant, j’utilise Google Docs pour créer des formulaires que j’envoie à mes amis et collègues de promo. Mes amis s’y sont mis eux-aussi, utilisant Google Docs pour garder des traces des membres de leur club, voter pour le choix d’un logement pour un week-end plage avec leur fraternité, ou encore faire un sondage dans le cadre d’un projet de recherche.

Posté dans sa version originale en Anglais par Shep McAllister : Bloggeur sur HackCollege.com &  Étudiant à l’Université Trinity

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Aucun commentaire
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Nous écoutons toujours vos idées concernant les fonctionnalités que vous souhaitez voir dans Google Apps, et vous êtes nombreux à nous avoir demandé de vous fournir un moyen de suivre vos communications mail dans … Gmail.

Nous vous avons entendu: aujourd’hui, nous vous annonçons l’arrivée des accusés de lecture en tant que fonctionnalité optionnelle dans les comptes utilisateurs de Google Apps for Business et Google Apps for Government.

Les confirmations de lecture permettent aux émetteurs de mails de pouvoir suivre le statut des messages qu’ils ont envoyés et permet aux destinataires de ces mails d’en accuser réception. Disons que John travaille aux achats dans son entreprise et veut être sûr que son fournisseur ait bien reçu sa commande. Quand il envoie sa commande par mail, John demande un accusé de réception et peut voir, plus tard, si son fournisseur l’as bien reçue. Et inversement, si quelqu’un envoie un message à John, avec un demande d’accusé de réception, Gmail peut envoyer un accusé à l’émetteur du mail en question, quand John aura ouvert le mail. Les accusés de lecture fonctionnent dans les deux sens: pour les messages envoyés en interne, dans votre entreprise et à l’extérieur, vous permettant d’améliorer les communication avec vos clients et partenaires.

Les administrateurs Google Apps peuvent désormais se rendre sur leur tableau de bord pour activer les accusés de réception pour leur domaine. Ils peuvent également choisir si leurs utilisateurs doivent manuellement confirmer la réception des messages ou peuvent activer la confirmation de lecture automatique. Les accusés automatique ne peuvent être envoyés qu’aux utilisateurs du même domaine Google Apps et à une liste d’adresse mail définie par l’administrateur.

Pour activer les accusés de réception, logguez-vous à votre tableau de bord d’administration de votre domaine Google Apps for Business ou Government (NDT: mettez-le en Anglais, ce n’est pas encore activable dans les tableaux de bord des autres langues, mais la fonctionnalité sera quand même disponible dans les comptes Gmail en Français de vos utilisateurs) et cherchez la fonctionnalité “Email read receipts” dans la page de configuration des emails. Pour plus d’informations, rendez-vous dans notre Centre d’aide. Comme d’habitude, n’hésitez pas à nous envoyer vos commentaires ci-dessous.

Posté dans sa version originale par Carl Haverl, Ingénieur logiciel

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | 5 commentaires
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Télécharger des fichiers dont vous avez seulement besoin de voir un aperçu peut rapidement encombrer le disque dur de votre ordinateur. Alors que jusqu’à présent vous pouvez déjà utiliser la Visionneuse Google Documents pour parcourir plus de 15 différents types de fichiers sans avoir à les télécharger, nous avons ajouté aujourd’hui le support des fichiers d’archives ZIP et RAR. Du coup, si quelqu’un vous envoie un fichier ZIP ou RAR par mail dans Gmail, vous pourrez voir son contenu directement depuis votre navigateur web, en cliquant sur le lien « Afficher ».

Cela vous redirige vers une page avec une vue vous permettant de voir tous les fichiers inclus dans l’archive en question, avec le type de fichier et la taille des fichiers en question.

Quand vous passez le pointeur de votre souris au-dessus des éléments de la liste de fichiers, vous pouvez activer un menu, à droite en cliquant sur le lien « Actions » qui apparait alors. Vous serez alors en mesure de visualiser les fichiers supportés par la Visionneuse Google Documents et imprimer (PDF) ceux d’entre eux qui gèrent l’impression en PDF. Vous pouvez aussi utiliser le choix « Enregistrer dans Google Documents » dans ce menu pour retrouver ces fichiers dans votre liste de documents Google Docs.

Ceci fonctionne également pour les archives ZIP et RAR inclues dans des archives. Par exemple, si vous avez une archive RAR dans un ZIP (comme dans notre exemple ci-dessus), vous pouvez également découvrir le contenu de cette archive en cliquant dessus.

Essayez de voir comment marche cette fonctionnalité en regardant le contenu de cette archive ZIP.

On peut aussi profiter de cette fonctionnalité dans Google Docs pour Mobiles. Chaque fichier visionnable (incluant désormais les archives ZIP et RAR) a un lien pour pouvoir  le visualiser directement depuis son smartphone.

Nous espérons que ceci vous permettra d’éviter d’avoir besoin de télécharger des archives complètes alors que vous n’avez besoin que d’un ou plusieurs fichiers qu’elle contient. Nous ajoutons toujours plus de types de fichiers supportés par notre Visionneuse Google Documents, faites-nous donc savoir par le biais de notre forum quels types de fichiers vous aimeriez qu’elle supporte dans le futur.

Posté dans sa version originale par Avner Aviad, de l’équipe Visionneuse Google Documents

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | 6 commentaires
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Vous n’avez peut-être pas remarqué le champ description disponible pour chaque élément de votre liste de documents, mais ce champ description apporte un grand plus dans le cadre du partage de documents et lorsque vous classez vos documents.

Quand vous sélectionnez un document dans une liste de documents, vous verrez apparaitre  (sur la droite) un petit panneau interne à la page affichant quelques informations concernant ce document, incluant une section Description. Si vous ne voyez pas ce panneau apparaître, cliquez sur le bouton en forme de « << » dans le coin à droite de votre liste pour le déployer. (Note de florentM: l’ajout de description est aussi applicable aux collections de documents)

Le texte que vous ajoutez dans cette description, décrivant notre document, est également utilisé lorsque vous faites une recherche de document dans Google Docs. Cela ouvre la possibilité d’utiliser ce champ pour mettre des mots-clés ou d’appliquer des tags à vos documents. Du coup, si le champ description d’un de vos document contient les mots « Astronaute, Espace » alors que ces deux mots sont inexistants dans le document (bien utile, si c’est une photo), le document fera parti des résultats de recherche si vous tapez « Astronaute » ou « Espace » dans le champs de recherche Google Docs.

Le champ description permet également de mettre des liens cliquables. Si vous souhaitez ajouter l’adresse du site d’où vient un document, copiez et collez tout simplement  son URL dans le champ description. Quand le panneau détail de ce document sera déployé, vous pourrez cliquer ce lien.

Vous pouvez aussi formater simplement ce texte de description :

• Utiliser les underscores  pour mettre un mot en italique , comme ceci: _mot_
• Utilisez les astérisques pour mettre un mot en gras, comme ceci:  *mot*
• Utilisez les tirets pour barrer un mot, comme ceci:  -mot-

Une description est un bon moyen de partager plus d’informations concernant votre document ou votre collection de document avec vos collaborateurs, ou encore, d’ajouter des notes de référence à un document. Avec l’avantage qu’on en retire avec les recherches de documents,  les liens cliquables et le formattage de texte, l’usage des descriptions devient un outil puissant pour le partage de documents et la gestion de votre liste de documents qui ne fait que de grossir.

N’hésitez pas à commenter cet article pour partager avec nous des autres usages que vous faites de ce champ.

Posté dans sa version originale par Rebecca Steelman, Spécialiste expérience utilisateur

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Aucun commentaire
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Un concept innovant qui met à disposition du public, gratuitement et en exclusivité sur Facebook une soixantaine de tutoriels vidéos sur Google Apps.

Ces vidéos sont réparties en 7 thèmes, chaque semaine un nouveau thème “pops out the box”. L’application est accessible via notre Fan Page Facebook.
La Tutobox est le petit plus dans votre quotidien. Elle vous accompagne dans la découverte et l’apprentissage des bases d’utilisation de Google Apps.

En plus d’avoir la possibilité de partager les vidéos via Facebook, Twitter ou par email, vous pouvez naviguer de vidéo en vidéo à l’intérieur de notre playlist : vous construisez vous-même votre parcours d’apprentissage en fonction de vos besoins et de votre curiosité.

Un expert Revevol répond à vos questions sur Facebook !

Venez découvrir cette application sur notre page Facebook en cliquant sur l’icône ci-dessous!

Par Ludivine Thomas, Responsable Marketing & Communication

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | 2 commentaires
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Nous sommes heureux de vous annoncer que vous pouvez désormais importer des images dans vos feuilles de calcul Google. Dans le menu Insertion, sélectionnez Image… Et choisissez une image à importer pour illustrer votre feuille de calcul.

Avec cette nouvelle fonctionnalité vous pouvez importer une image présente sur votre ordinateur, chercher une image en ligne avec Google Image ou encore utiliser une image provenant d’un de vos Albums Picasa Web.

Posté dans sa version originale par Nick Santos, chef de projet

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Aucun commentaire
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La version 2.0.1 de l’outil de synchronisation de l’annuaire de Google Apps est maintenant téléchargeable. Vous pouvez y trouver les nouveautés suivantes :

• Amélioration des performances de synchronisation
• Aide améliorée pour les mots de passe perdus
• Auto-diagnostique amélioré et rapports d’erreurs
• Plusieurs correction de bugs existant dans la version précédente

Vous pouvez télécharger la nouvelle version ici. Cette version reste cependant toujours en Anglais.

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Aucun commentaire
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L’un des plus grands aspects de mon travail consiste à comprendre comment de formidables organisations utilisent la technologie Google pour soutenir leur cause. Aujourd’hui, j’ai eu la chance de m’entretenir avec Direct Relief International qui a recueillit plus d’un million de dollars grâce à Google AdWords. De plus, Samasource a économisé des dizaines de milliers de dollars en utilisant Google Apps, et la Natural Ressource Defense Council a gagné 100,000 dollars grâce à l’une de ses vidéos sur YouTube, alors qu’elle n’utilisait pas de publicité payante. Toutes ces histoires, et tant d’autres encore, nous ont permis de nous apercevoir que Google avait eu l’occasion d’aider fabuleusement un grand nombre d’organisations non-lucratives. Avec le lancement aujourd’hui du programme Google for Nonprofits, qui proposent des offres exclusives et renforcent les ressources des associations non lucratives américaines, nous sommes en mesure de sensibiliser le public à leurs causes et de les faire connaitre à de potentiels donateurs.

Si vous travaillez pour une association, ce programme va vous offrir plusieurs avantages nouveaux. Au lieu d’utiliser individuellement chaque produit de Google, vous pouvez vous inscrire à travers un mécanisme de « guichet unique« . Si votre demande est approuvé, vous pourrez accéder à notre gamme de nouveautés :

• Jusqu’à 10.000 dollars par mois de publicité sur Google AdWords pour trouver de nouveaux donateurs,
• Google Apps gratuit ou à rabais pour limiter vos coûts informatiques et fonctionner plus efficacement,
• Des fonctions supérieures pour YouTube ainsi que sur nos technologies de cartographie pour sensibiliser le grand public.

Nous avons également développé d’autres ressources en ligne telles que des vidéos éducatives, des études de cas, et de meilleures possibilités afin de communiquer plus efficacement avec d’autres organisations à but non lucratives.

Au fil du temps, nous nous sommes rendus compte que de nombreuses associations avaient besoin d’une assistance pratique pour l’utilisation des outils Google. Nous avons donc mis en place Google for Nonprofits Marketplace, qui relie ces organismes à des fournisseurs de services professionnels qui ont accepté de les aider gratuitement ou à prix réduits. Ces entreprises sont déjà partenaires certifiés d’autres outils Google, comme AdWords Authorized Resellers, Analytics Certified Partners, Google Apps Marketplace et Google Earth Outreach Developer Marketplace.

Nous sommes encouragés et ébahis par la manière étonnante dont les organisations à but non lucratif apportent des changements positifs à notre monde et nous sommes impatients de soutenir leur travail. Si vous travaillez pour une association, postulez dès maintenant et laissez Google étendre votre impact.

® Goopilation, 2011. | Lien vers l'article | Un commentaire
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